Come prepararsi all'ispezione

La preparazione è un’attività ordinaria di compliance, non un’azione dell’ultimo momento. Si fonda su un sistema documentale aggiornato e su un’efficace collaborazione tra le figure della sicurezza.

• D.Lgs. 81/08, artt. 17, 18, 25, 28, 29, 35, 37, 41.
• D.Lgs. 758/94 (procedura di prescrizione).
• L. 124/2015 e D.Lgs. 149/2015 (INL).

• DVR aggiornato — documento di valutazione dei rischi ex artt. 28, 29 D.Lgs. 81/08, coerente con le mansioni e i cicli produttivi in corso.
• Nomina del medico competente — lettera di incarico e accettazione ex art. 39 D.Lgs. 81/08, con estremi del titolo abilitante ex art. 38.
• Protocollo sanitario — piano delle visite firmato dal MC, aggiornato rispetto ai rischi del DVR.
• Giudizi di idoneità — copia in atto per ciascun lavoratore soggetto a sorveglianza sanitaria ex art. 41 c. 6 D.Lgs. 81/08.
• Allegato 3B — ricevuta di trasmissione annuale INAIL ex art. 40 D.Lgs. 81/08.
• Verbale di sopralluogo del MC — cadenza almeno annuale ex art. 25 c. 1 lett. l) D.Lgs. 81/08.
• Verbale di riunione periodica — ex art. 35 D.Lgs. 81/08 (aziende > 15 dipendenti).
• Attestati di formazione — per tutti i ruoli (lavoratori, preposti, RSPP, addetti emergenze) ex artt. 36, 37 D.Lgs. 81/08.
• Nomine RSPP, RLS, addetti emergenze — lettere di incarico e accettazione aggiornate.

• Definire un referente unico per l’interlocuzione con gli ispettori.
• Programmare audit interni almeno annuali.
• Verificare scadenze formazione, idoneità e visite mediche.
• Allineare DVR, protocollo sanitario e mansionari reali.

• Affidarsi unicamente al consulente esterno senza copie aggiornate in azienda.
• Trascurare l’aggiornamento delle nomine in caso di nuovi soggetti.
• Documentare formazione senza tracciabilità (firme, registri, attestati).

L’ispezione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) si articola ai sensi del D.Lgs. 124/2004, artt. 6 e 7, e della Direttiva INL del 9 febbraio 2023. Le fasi tipiche sono: (1) accesso ispettivo — l’ispettore si presenta in azienda (di norma senza preavviso) e mostra il tesserino di riconoscimento ex art. 6 D.Lgs. 124/2004; ha diritto di accesso ai locali, di esaminare registri, documenti e libri obbligatori, di interrogare il datore di lavoro e i lavoratori; (2) verifica documentale — acquisisce DVR, nomine, registri formazione, giudizi di idoneità, Allegato 3B, buste paga e LUL; (3) verbale di primo accesso ex art. 7 D.Lgs. 124/2004 — redatto e consegnato al datore di lavoro al termine dell’accesso, contenente le irregolarità rilevate e i documenti acquisiti; (4) verbale conclusivo — notificato entro 30 giorni dall’ultimo accesso, con le contestazioni formali, le disposizioni (in materia di sicurezza) o le diffide (per violazioni sanabili ex L. 124/2015), i termini di impugnazione; (5) per lecontravvenzioni penali (es. artt. 55–56–57 D.Lgs. 81/08): prescrizione ex D.Lgs. 758/94 con termine di norma 60–90 giorni per la regolarizzazione, seguita da verifica dell’adempimento e, se positiva, ammissione al pagamento di un quarto del massimo edittale.

• Leggere attentamente il verbale: identificare la natura della contestazione (contravvenzione penale ex D.Lgs. 81/08 o violazione amministrativa), l’organo accertante, i termini di regolarizzazione e quelli per le memorie difensive.
• Attivare il consulente legale o del lavoro entro 24–48 ore dalla notifica: la scelta tra prescrizione (D.Lgs. 758/94), diffida (L. 124/2015) e scritti difensivi (L. 689/81) è specifica per ogni caso.
• Per le contravvenzioni penali (es. mancata nomina MC ex art. 55 c. 5 D.Lgs. 81/08 mod. D.Lgs. 106/2009 — ammenda da € 1.644,00 a € 6.576,00): regolarizzare entro il termine prescritto (60–90 giorni) e pagare € 1.644,00 (un quarto del massimo edittale) per estinguere la contravvenzione ex D.Lgs. 758/94.
• Per le sanzioni amministrative: pagamento in misura ridotta entro 60 giorni dalla notifica ex L. 689/1981 oppure scritti difensivi nel medesimo termine.
• Non alterare la documentazione successivamente all’ispezionesenza aver acquisito il parere del consulente: la retroattività documentale può costituire aggravante.

Il medico competente non è il referente principale dell’azienda durante l’ispezione — tale ruolo spetta al datore di lavoro o al suo delegato — ma contribuisce in modo determinante fornendo la documentazione sanitaria di competenza: protocollo sanitario, giudizi di idoneità, verbali di sopralluogo, Allegato 3B, registri delle visite. In caso di ispezione ATS/ASL, l’ispettore può richiedere al MC chiarimenti sul protocollo e sull’esecuzione delle visite. È essenziale che MC e RSPP abbiano coordinato in anticipo la documentazione da esibire, come previsto dall’art. 25 c. 1 lett. l) e dall’art. 35 D.Lgs. 81/08.

Il medico competente di 123 Medico Competente supporta l’azienda nel mantenere protocollo sanitario, giudizi di idoneità e Allegato 3B aggiornati, nel coordinarsi con RSPP per la riunione periodica e nel rispettare le scadenze di sorveglianza sanitaria, riducendo il rischio di contestazioni in sede ispettiva. Per gli aspetti legali e difensivi è sempre necessario il confronto con il consulente del lavoro o un legale.