Contesto
La disponibilità tempestiva dei documenti riduce il rischio di contestazioni formali per omessa esibizione e consente di rappresentare in modo completo l’organizzazione aziendale in materia di salute e sicurezza.
Riferimenti normativi
- D.Lgs. 81/08, Titolo I (in particolare artt. 17, 18, 25, 28, 35, 37, 41).
- D.Lgs. 758/94 — procedura di prescrizione.
- L. 124/2015 e D.Lgs. 149/2015 — competenze INL.
Documenti tipici richiesti
- DVR e relativi aggiornamenti, DUVRI per appalti.
- Nomine: RSPP/ASPP, medico competente, addetti antincendio e primo soccorso, RLS.
- Protocollo sanitario e giudizi di idoneità per mansione.
- Attestati di formazione e aggiornamento di lavoratori, preposti, dirigenti, RSPP.
- Registro infortuni / evidenza delle comunicazioni telematiche all’INAIL.
- Verbale di sopralluogo del medico competente e di riunione periodica (art. 35).
- Allegato 3B (ricevuta invio dati aggregati via INAIL).
- Documentazione tecnica impianti, manutenzioni, DPI consegnati.
Comportamento corretto
Mantenere un archivio organizzato (cartaceo o digitale) con indice e nomi-file coerenti. Prevedere un referente interno (es. RSPP o responsabile HR) in grado di reperire rapidamente ogni documento.
Errori da evitare
- Conservare la documentazione solo presso consulenti esterni senza copia in azienda.
- Non aggiornare le nomine in caso di cambio referenti.
- Esibire documenti privi di data o firma.
Conseguenze sanzionatorie per documenti mancanti
- Mancata nomina del medico competente o assenza del protocollo sanitario: sanzione a carico del datore di lavoro ex art. 55 c. 5 lett. a) D.Lgs. 81/08 (arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da € 1.644,00 a € 6.576,00); sanzione a carico del medico competente per assenza del protocollo ex art. 58 D.Lgs. 81/08 (arresto fino a 1 mese o ammenda da € 491,40 a € 1.965,61).
- Mancata trasmissione Allegato 3B: sanzione ex art. 58 c. 1 lett. b) D.Lgs. 81/08 a carico del medico competente.
- DVR assente o non aggiornato: sanzione ex art. 55 c. 5 lett. b) D.Lgs. 81/08 (arresto da 3 a 6 mesi o ammenda da € 2.740,00 a € 7.014,40).
- Per tutte le contravvenzioni penali, la procedura di prescrizione ex D.Lgs. 758/94 consente di estinguere il reato regolarizzando entro il termine (di norma 60–90 giorni) e pagando un quarto del massimo edittale.
Come 123MC aiuta
Per la parte sanitaria, 123MC fornisce un’area documentale con nomina del medico competente, protocollo, idoneità, verbali e ricevuta Allegato 3B, consultabili dal datore di lavoro.