La norma di riferimento
Art. 25 c. 1 lett. c) D.Lgs. 81/08 (istituzione, custodia e aggiornamento della cartella sanitaria e di rischio in luogo concordato con il datore, salvaguardia del segreto professionale) e art. 58 c. 1 lett. a) per il regime sanzionatorio.
Importo della sanzione e quadro normativo
Ai sensi dell’art. 58 c. 1 lett. a) D.Lgs. 81/08, il medico competente che omette di istituire o custodire correttamente la cartella sanitaria e di rischio rischia l’arresto fino a un mese o l’ammenda da € 491,40 a € 1.965,61. Con prescrizione ex D.Lgs. 758/94, regolarizzando entro il termine assegnato (di norma 60–90 giorni), la contravvenzione si estingue pagando un quarto del massimo edittale (circa € 491,40).
Come regolarizzare la situazione
- Istituire le cartelle mancanti e aggiornare quelle incomplete entro i termini della prescrizione, documentando data di istituzione e contenuti.
- Formalizzare luogo e modalità di custodia in accordo scritto con il datore di lavoro ex art. 25 c. 1 lett. c) D.Lgs. 81/08.
- Pagare la sanzione ridotta: circa € 491,40 (un quarto del massimo edittale) ai sensi del D.Lgs. 758/94 per estinguere la contravvenzione.
- Approfondimento normativo: art. 25 D.Lgs. 81/08 — obblighi del medico competente; si rinvia anche alla scheda nomina del medico competente per verificare la validità dell’incarico.
Tipologia di sanzione (penale o amministrativa)
La sanzione ha natura penale (contravvenzione) ai sensi dell’art. 58 D.Lgs. 81/08. Il D.Lgs. 758/94 consente di estinguerla tramite prescrizione e pagamento in misura ridotta.
Chi è il soggetto sanzionato
Il medico competente. Il datore di lavoro deve garantire condizioni adeguate di custodia in azienda quando previsto.
Come si attiva il procedimento (ATS, ispettore)
In sede di ispezione ATS / ASL o INL e su segnalazione del lavoratore.
Come prevenire la violazione
- Definire luogo e modalità di custodia in accordo con il datore.
- Adottare misure di sicurezza fisica e informatica.
- Garantire l’accesso al lavoratore alla propria cartella.
Tempi di reazione consigliati
- Entro 24 ore: verificare con il medico competente lo stato delle cartelle (presenza, integrità, luogo di custodia).
- Entro 7 giorni: formalizzare per iscritto luogo e modalità di custodia in accordo con il datore di lavoro (art. 25).
- Entro 30-60 giorni: adottare misure tecniche e organizzative (cassaforte, server cifrato, ACL) per privacy by design.
- Alla cessazione del rapporto: consegnare la cartella al lavoratore con ricevuta; alla cessazione dell’incarico del medico, passaggio formale al subentrante.
Come 123 Medico Competente aiuta a evitare la violazione
I nostri medici gestiscono la cartella sanitaria in conformità alla normativa, garantendo riservatezza, accessibilità e tracciabilità.