Rete territoriale + governance centrale
Il modello consigliato combina un coordinatore centrale (referente HR di gruppo o responsabile sicurezza) che governa l'interfaccia con il datore di lavoro e il medico competente di riferimento, e una rete territoriale di medici locali operativi nelle sedi periferiche. Questo schema elimina trasferte, garantisce la copertura del sopralluogo annuale congiunto in ogni unità produttiva (art. 25, co. 1, lett. l, D.Lgs. 81/08) e assicura tempi di visita compatibili con la produttività.
Compiti del coordinatore centrale: monitorare le scadenze per tutte le sedi, raccogliere le relazioni sanitarie annuali dei medici locali, gestire il contratto quadro con il fornitore di sorveglianza sanitaria, coordinarsi con l'RSPP di gruppo per aggiornamenti del DVR che impattano i protocolli sanitari delle singole sedi.
Omogeneità di protocolli sanitari (art. 25, co. 1, lett. b, D.Lgs. 81/08)
Sedi con attività omogenee adottano lo stesso protocollo sanitario base, elaborato dal medico competente ai sensi dell'art. 25, co. 1, lett. b, D.Lgs. 81/08 sulla base della valutazione dei rischi per mansione. Quando una sede presenta rischi specifici non presenti nelle altre (es. esposizione ad agenti chimici o biologici, lavori in ambienti confinati), il protocollo è adattato per quella sede senza alterare l'impianto comune aziendale.
Il presupposto è la coerenza tra DVR di sede e protocollo sanitario di sede. Il coordinatore verifica periodicamente che i protocolli siano aggiornati dopo ogni revisione del DVR di ciascuna unità produttiva. Vedi: protocollo sanitario.
Calendario e scadenze: sistema centralizzato
Un calendario centralizzato per sede e mansione consente al coordinatore HR di controllare in un'unica vista tutte le scadenze dell'intero gruppo. Il sistema deve generare alert automatici a 90/60/30 giorni dalla scadenza di ogni visita periodica, per ciascuna sede. Vedi: scadenze HR in team grandi.
KPI di riferimento per l'amministratore: percentuale di idoneità scadute sul totale (target 0%), tempo medio tra scadenza e rinnovo della visita, numero di sedi con sopralluogo annuale eseguito entro i termini. Un report mensile disaggregato per sede è lo strumento minimo di controllo.
Continuità in caso di cambio medico competente
Il cambio del medico competente in una sede richiede il passaggio formale delle cartelle sanitarie tra MC uscente e subentrante, con firma di entrambi (art. 25, co. 1, lett. c, D.Lgs. 81/08). Il coordinatore HR verifica che il passaggio sia avvenuto correttamente e che il MC subentrante abbia accesso al DVR e al protocollo sanitario della sede prima di iniziare l'attività. Vedi: passaggio cartelle sanitarie e gestione cambio MC.
Ruoli e responsabilità nel modello multi-sede
- Datore di lavoro (art. 17, co. 1, lett. a, D.Lgs. 81/08): nomina il medico competente — obbligo non delegabile — per ogni unità produttiva con rischi soggetti a sorveglianza sanitaria. Può nominare un MC capofila che coordina la rete locale, ma resta responsabile della copertura di ogni sede.
- RSPP di gruppo (art. 31, D.Lgs. 81/08): coordina la valutazione dei rischi per sede, trasmette al MC gli estratti DVR per ogni unità produttiva e partecipa ai sopralluoghi congiunti annuali previsti dall'art. 25, co. 1, lett. l.
- Medico competente (art. 25, D.Lgs. 81/08): elabora e aggiorna il protocollo sanitario per sede, effettua le visite previste, redige la relazione sanitaria annuale per ogni unità produttiva e partecipa alla riunione periodica ex art. 35.
- HR / coordinatore: monitora le scadenze centralizzate, gestisce le convocazioni per sede, raccoglie i giudizi di idoneità e alimenta il registro unico di gruppo.