Prima della disdetta
- Verificare il preavviso contrattuale del medico uscente.
- Programmare la data di subentro evitando sovrapposizioni di responsabilità.
- Selezionare il medico subentrante e firmare la nuova nomina.
- Informare RSPP e RLS del cambio in arrivo.
Comunicazione al medico uscente
- Lettera di disdetta dell'incarico con data di efficacia.
- Richiesta di consegna delle cartelle sanitarie e di rischio.
- Richiesta del registro delle visite, dei protocolli sanitari e dei verbali di sopralluogo.
- Richiesta dell'ultimo invio Allegato 3B (se eseguito).
Passaggio delle cartelle sanitarie
- Le cartelle sanitarie e di rischio vanno consegnate al medico subentrante in busta chiusa.
- Redigere un verbale di consegna firmato da medico uscente e subentrante.
- Il datore di lavoro non deve accedere al contenuto delle cartelle.
- Conservare prova del passaggio (PEC, raccomandata, verbale firmato).
Dopo il subentro
- Aggiornare DVR con il nuovo nominativo.
- Programmare il primo sopralluogo del nuovo medico.
- Allineare il protocollo sanitario alle prassi del nuovo medico.
- Aggiornare l'informativa privacy ai lavoratori (responsabile del trattamento).
Errori comuni da evitare
- Non richiedere per iscritto la consegna delle cartelle sanitarie: senza traccia documentale, in caso di contestazione non si potrà dimostrare il passaggio (art. 25 c.1 lett. c D.Lgs. 81/08).
- Lasciare il servizio scoperto tra la cessazione del vecchio medico e la nomina del nuovo: la mancanza di medico competente, quando obbligatorio, è illecito sanzionato (art. 55 c.5 lett. d D.Lgs. 81/08).
- Dimenticare di aggiornare il DVR e le nomine formali entro la data di subentro.
- Non informare i lavoratori del cambio e non aggiornare il referente per comunicazioni urgenti di sorveglianza sanitaria.
Tempistiche orientative
- Preavviso contrattuale al medico uscente: di solito 30-60 giorni (verificare il contratto in essere).
- Firma della nuova nomina: almeno 15 giorni prima del subentro.
- Verbale di consegna cartelle: entro la data di cessazione dell'incarico del medico uscente.
- Aggiornamento DVR: entro la data di subentro.
- Primo sopralluogo del nuovo medico: di norma entro 30-60 giorni dalla nomina.