Allegato 3B: la comunicazione annuale dei dati sanitari aggregati

L’allegato 3B è previsto dall’art. 40 del D.Lgs. 81/08 e dalle relative disposizioni attuative. Si tratta di un modello standardizzato che raccoglie, in forma aggregata e anonima, le informazioni relative alla sorveglianza sanitaria svolta nell’anno precedente: numero di visite per tipologia, esposizioni a rischio per mansione, giudizi di idoneità espressi. L’obiettivo è alimentare una base dati nazionale utile al monitoraggio della salute dei lavoratori e alla programmazione delle politiche di prevenzione.

L’obbligo di trasmissione è in capo al medico competente, non al datore di lavoro. Ogni medico invia l’allegato 3B per ciascuna azienda in cui ha svolto sorveglianza sanitaria nell’anno di riferimento, anche se la collaborazione è iniziata o cessata in corso d’anno. In caso di subentro a metà anno, il medico subentrante trasmette il dato relativo al periodo di propria competenza, mentre il medico uscente è responsabile della parte precedente.

La trasmissione avviene una volta all’anno, entro il termine stabilito dalla normativa attuativa. Negli ultimi anni la scadenza è stata fissata nel primo trimestre per i dati relativi all’anno precedente. È opportuno verificare ogni anno la data esatta sul portale INAIL, che gestisce la piattaforma di acquisizione. Il rispetto della scadenza è importante: il mancato invio configura una violazione sanzionabile.

L’invio avviene esclusivamente per via telematica attraverso il portale dedicato di INAIL, previa autenticazione con credenziali SPID o CIE del medico competente. I dati possono essere inseriti manualmente o caricati massivamente con tracciati XML prodotti dai gestionali sanitari più diffusi. Al termine dell’invio il sistema rilascia una ricevuta che attesta la trasmissione e che è opportuno conservare.

I dati riguardano: anagrafica dell’azienda e del medico, mansioni e rischi a cui sono esposti i lavoratori sottoposti a sorveglianza, numero di visite suddivise per tipologia (preventiva, periodica, su istanza, al cambio mansione, dopo assenza per malattia), numero di giudizi di idoneità espressi per ciascuna categoria. Non vengono trasmessi dati personali identificativi dei lavoratori: tutto resta a livello aggregato per garantire la tutela della riservatezza.

Poiché i dati trasmessi sono aggregati e non riconducibili a singoli lavoratori, la comunicazione è compatibile con i principi del Regolamento (UE) 2016/679. Il Garante per la protezione dei dati personali ha fornito indicazioni chiare sul trattamento dei dati sanitari in ambito lavorativo, che il medico competente deve sempre rispettare, anche con riferimento al solo invio dell’allegato 3B.

L’omessa trasmissione dell’allegato 3B costituisce illecito sanzionabile a carico del medico competente. Il datore di lavoro non è il soggetto direttamente sanzionato, ma ha interesse a verificare che il proprio medico abbia adempiuto, perché la mancata trasmissione può essere un segnale di criticità nella gestione complessiva della sorveglianza sanitaria.

Il datore di lavoro può chiedere al proprio medico competente conferma dell’avvenuto invio, anche allegando copia della ricevuta del portale INAIL al fascicolo della sicurezza. Questa prassi non è formalmente richiesta ma è prudenziale e dimostra attenzione complessiva agli adempimenti. È utile anche pianificare in anticipo il passaggio dei dati nei casi di cambio del medico competente in prossimità della scadenza annuale.