Motivi più frequenti del cambio
Le ragioni per cui un’azienda decide di sostituire il medico competente sono molteplici: esigenza di una migliore copertura territoriale, ricerca di un servizio più strutturato, cambio del fornitore unico per sicurezza e sorveglianza, dimissioni o cessazione attività del medico, oppure la necessità di un professionista con esperienza specifica in determinati comparti come sanità, edilizia, industria chimica o logistica. In tutti i casi, la transizione deve essere gestita con attenzione perché la sorveglianza sanitaria non può subire interruzioni che esporrebbero il datore di lavoro a contestazioni.
Revoca dell’incarico precedente
La revoca avviene con comunicazione scritta al medico uscente, indicando la data di cessazione e le modalità di consegna della documentazione. Anche il medico può recedere, dandone preavviso. È buona prassi prevedere un periodo di sovrapposizione, durante il quale il professionista uscente completa eventuali visite già programmate e prepara il passaggio delle cartelle. La revoca deve essere protocollata e conservata insieme alla documentazione di sicurezza dell’azienda.
Nomina del nuovo medico competente
In parallelo alla revoca, il datore di lavoro nomina il nuovo medico competente con lettera di incarico scritta e accettata. Il nuovo professionista deve essere iscritto all’elenco nazionale dei medici competenti del Ministero della Salute e in possesso dei titoli previsti dall’art. 38 del D.Lgs. 81/08. La nomina riporta sedi, mansioni, durata e modalità operative, e attiva il nuovo protocollo sanitario, che può richiedere aggiornamenti rispetto a quello precedente in base alla valutazione dei rischi più recente.
Passaggio delle cartelle sanitarie e di rischio
Le cartelle sanitarie e di rischio sono di proprietà dell’azienda ma in custodia al medico competente, che le gestisce in qualità di titolare autonomo del trattamento per le finalità sanitarie. In caso di cessazione dell’incarico, il medico uscente le consegna al nuovo medico competente, garantendo la riservatezza dei dati. Il passaggio deve essere tracciato con un verbale di consegna che elenchi i fascicoli trasmessi. Resta ferma la possibilità per il lavoratore di richiedere copia della propria cartella.
Continuità degli adempimenti
Il nuovo medico subentra negli obblighi previsti dall’art. 25 del D.Lgs. 81/08: effettua i sopralluoghi annuali, partecipa alla riunione periodica nelle aziende con oltre 15 dipendenti, esprime i giudizi di idoneità e trasmette annualmente l’allegato 3B con i dati sanitari aggregati. Il primo anno di subentro è particolarmente delicato: è opportuno effettuare al più presto un sopralluogo per conoscere gli ambienti e allineare il protocollo sanitario alle effettive condizioni di lavoro.
Comunicazioni interne ai lavoratori
È buona prassi informare i lavoratori del cambio del medico competente, indicando il nominativo del nuovo professionista e le modalità per richiedere una visita su istanza del lavoratore, prevista dall’art. 41 del D.Lgs. 81/08. Anche il RLS deve essere informato e coinvolto nella riunione periodica successiva al subentro, in cui il medico illustra il protocollo aggiornato.
Verifiche e documenti da aggiornare
Dopo il cambio è opportuno aggiornare i riferimenti al medico competente in tutta la documentazione interna: DVR, organigramma della sicurezza, eventuali procedure operative, modulistica delle visite. È utile anche verificare che le copertura assicurative del professionista siano in regola e che le modalità di trasmissione dei dati sanitari rispettino il Regolamento (UE) 2016/679 e le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.