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Scadenziario sorveglianza sanitaria

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Uno scadenziario aggiornato evita scadenze perse e disorganizzazione del servizio. Qui trovi le voci da inserire e la logica con cui pianificarle insieme al medico competente. Strumento orientativo: il calendario reale va concordato con il medico competente in base al protocollo sanitario aziendale.

Copertura nazionale

Operiamo in tutte le regioni italiane

Medici iscritti elenco

Medici competenti abilitati e iscritti all’elenco nazionale

Conformità D.Lgs. 81/08

Servizi in linea con il Testo Unico Sicurezza

Gestione scadenze inclusa

Calendario visite, allegato 3B, riunioni

Trasparenza su costi

Preventivi chiari, senza voci nascoste

Disclaimer — strumento orientativo

Le voci proposte sono standard. Il calendario effettivo dipende dal protocollo sanitario definito dal medico competente, dalle mansioni e dai rischi specifici dell'azienda. Non sostituisce il sistema gestionale aziendale né le procedure concordate con il MC.

Voci da inserire nello scadenziario

  • Visite mediche periodiche con periodicità di protocollo.
  • Visite preventive per nuovi assunti e cambi mansione.
  • Visite al rientro dopo assenze prolungate.
  • Sopralluogo annuale del medico competente.
  • Riunione periodica (se obbligatoria).
  • Invio Allegato 3B (dati aggregati anonimi).
  • Aggiornamento del DVR e del protocollo sanitario.
  • Rinnovo del contratto con il medico competente.

Come pianificare l'anno

  1. Esporta dalle anagrafiche le scadenze al 31/12 dell'anno corrente.
  2. Raggruppa le scadenze per mese e per sede.
  3. Concorda con il medico competente le finestre di disponibilità.
  4. Programma i richiami con almeno 30-60 giorni di anticipo.
  5. Inserisci buffer per visite straordinarie (~10%).
  6. Schedula la riunione periodica entro il primo trimestre dell'anno.
  7. Verifica trimestralmente l'avanzamento e i ritardi.

Strumenti pratici

  • Foglio di calcolo con colonne: lavoratore, mansione, sede, tipo visita, ultima visita, prossima scadenza.
  • Promemoria automatici a 60 e 30 giorni dalla scadenza.
  • Registro delle convocazioni (data invio, esito, eventuale rinvio).
  • Registro presenze visite (per sede e per data).

Norma di riferimento

  • Art. 25 D.Lgs. 81/08 — Obblighi del medico competente (programma sanitario)
  • Art. 35 D.Lgs. 81/08 — Riunione periodica annuale (aziende > 15 lavoratori)
  • Art. 40 D.Lgs. 81/08 — Comunicazione Allegato 3B (dati aggregati anonimi)
  • Art. 41 D.Lgs. 81/08 — Sorveglianza sanitaria (visite preventive, periodiche, su richiesta)
  • Reg. UE 2016/679 (GDPR) — Tutela dati sanitari

Cosa fare con il risultato

  1. Trasferisci le voci in un foglio condiviso HR+RSPP+MC con responsabili e date.
  2. Imposta alert a 60 e 30 giorni dalla scadenza.
  3. Pianifica la riunione periodica ex art. 35 entro Q1.
  4. Trasmetti l'Allegato 3B tramite MC entro 31 marzo (anno successivo).
  5. Aggiorna il termine di conservazione cartelle per chi cessa il rapporto.

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Normativa di riferimento

Domande frequenti

Cosa succede se una visita medica periodica scade senza essere rinnovata?
Il lavoratore non può continuare a svolgere la mansione soggetta a sorveglianza sanitaria senza un giudizio di idoneità aggiornato (art. 41 c.2 D.Lgs. 81/08). Il datore di lavoro che permette al lavoratore di continuare a lavorare senza visita scaduta è soggetto a sanzione ex art. 58 c.1 lett. a. Il medico competente è obbligato a segnalare il mancato rispetto del protocollo al datore di lavoro e al RSPP.
La riunione periodica è obbligatoria ogni anno?
La riunione periodica ex art. 35 D.Lgs. 81/08 è obbligatoria nelle aziende con più di 15 lavoratori, almeno una volta all'anno. Deve essere convocata dal datore di lavoro e vi partecipano obbligatoriamente RSPP, RLS e medico competente. Va verbalizzata e il verbale va conservato. Per le aziende sotto i 15 dipendenti la riunione è facoltativa ma fortemente consigliata.
Entro quando va inviato l'Allegato 3B?
Il medico competente deve inviare i dati aggregati anonimi (Allegato 3B al D.Lgs. 81/08) all'INAIL entro il 31 marzo dell'anno successivo tramite il portale dedicato. L'obbligo è del medico competente ex art. 40 D.Lgs. 81/08, ma il datore di lavoro deve fornire i dati necessari e verificare l'adempimento. L'omissione è sanzionata.
Come gestire lo scadenziario per sedi multiple?
Per aziende multi-sede è consigliabile organizzare lo scadenziario per sede operativa, con un referente locale (preposto o HR) responsabile dei promemoria. Il medico competente deve effettuare sopralluogo in ogni sede dove sono presenti lavoratori soggetti a sorveglianza (art. 25 c.1 lett. l D.Lgs. 81/08). Le date dei sopralluoghi vanno incluse nello scadenziario.
Come si determina la periodicità delle visite mediche periodiche?
La periodicità è stabilita dal medico competente nel protocollo sanitario, in base al profilo di rischio della mansione e ai risultati delle visite precedenti. L'art. 41 c.2 D.Lgs. 81/08 prevede visite periodiche con la frequenza fissata dal protocollo e comunque non superiore a 2 anni per esposizioni a rischio basso, 1 anno per rischio medio-alto. Per specifici rischi la normativa di settore indica periodicità più stringenti: rumore ≥85 dB(A) — audiometria annuale; vibrazioni HAV ≥ 2,5 m/s² — visita annuale; agenti cancerogeni — almeno 1 volta l'anno ex art. 242. Il medico competente può ridurre o aumentare la periodicità in base al giudizio clinico individuale.
Esistono strumenti digitali per gestire lo scadenziario della sorveglianza sanitaria?
Sì. I principali gestionali HR e sicurezza consentono l'inserimento e il monitoraggio automatizzato delle scadenze sanitarie per lavoratore e mansione, con alert via e-mail o notifica a 60 e 30 giorni dalla scadenza. Per aziende fino a 50 lavoratori un foglio di calcolo condiviso tra HR, RSPP e medico competente è spesso sufficiente. Il D.Lgs. 81/08 non prescrive uno strumento specifico: l'obbligo è che il medico competente predisponga il programma sanitario ai sensi dell'art. 25 c.1 lett. b e che il datore di lavoro garantisca l'effettuazione delle visite nei tempi previsti ai sensi dell'art. 41. In coerenza con gli obblighi GDPR (Reg. UE 2016/679), i dati sanitari dei lavoratori devono essere trattati con misure di sicurezza adeguate, indipendentemente dallo strumento gestionale adottato.

Hai altre domande? Contatta 123 Medico Competente.

Fonti

Le fonti citate riguardano normativa primaria, documenti istituzionali e linee guida.

  1. D.Lgs. 81/08 art. 25 c.1 lett. b — Obblighi del medico competente: programma sanitario e periodicità
  2. D.Lgs. 81/08 art. 35 — Riunione periodica annuale (aziende > 15 lavoratori)
  3. D.Lgs. 81/08 art. 40 — Comunicazione dati aggregati anonimi (Allegato 3B) all'INAIL entro 31 marzo
  4. D.Lgs. 81/08 art. 41 — Sorveglianza sanitaria: tipologie di visita e periodicità per rischio
  5. Reg. UE 2016/679 (GDPR) art. 5.1.b/e — Limitazione delle finalità e conservazione dati sanitari

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