Quadro normativo: D.Lgs. 196/2003, GDPR e D.Lgs. 81/08
La cartella sanitaria e di rischio è disciplinata dall'art. 25 co. 1 lett. c D.Lgs. 81/08, che impone al medico competente di custodirla con salvaguardia del segreto professionale. Sul piano della protezione dei dati, i dati sanitari sono dati particolari ai sensi dell'art. 9 Regolamento UE 2016/679 (GDPR), per i quali il trattamento è consentito solo con specifiche basi giuridiche. Il D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy), modificato dal D.Lgs. 101/2018, integra il GDPR nell'ordinamento italiano e include disposizioni specifiche sui dati sanitari dei lavoratori.
Il principio operativo per l'HR è la separazione rigida tra dato clinico (custodito dal MC) e dato gestionale (in mano a HR e datore di lavoro):
- HR riceve il giudizio di idoneità (atto amministrativo) — non la cartella sanitaria, non la diagnosi, non gli esami.
- Il datore di lavoro riceve il giudizio e le prescrizioni operative; non ha diritto di accesso alla cartella sanitaria del lavoratore.
- Qualsiasi trattamento di dati sanitari da parte di HR che vada oltre il giudizio di idoneità è una violazione del GDPR e del segreto professionale medico.
Chi custodisce la cartella sanitaria
Il medico competente è il titolare della custodia della cartella sanitaria e di rischio. La cartella è coperta da segreto professionale e non è accessibile a HR, al datore di lavoro né all'RSPP.
Tempi di conservazione obbligatori (art. 25 co. 1 lett. c D.Lgs. 81/08):
- Almeno 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro per la generalità dei lavoratori.
- Almeno 40 anni per i lavoratori esposti ad agenti cancerogeni, biologici o che hanno subito malattie professionali.
Cosa può vedere e conservare l'HR
- Giudizio di idoneità (idoneo / idoneo con prescrizioni / idoneo con limitazioni / non idoneo temporaneamente / non idoneo permanentemente): è l'unico documento clinico-amministrativo che transita verso il datore di lavoro e l'HR.
- Prescrizioni operative: indicazioni pratiche che l'HR deve applicare sul piano organizzativo (es. "non può sollevare pesi oltre 10 kg"), senza conoscerne la causa medica.
- Documenti di convocazione: lettere, e-mail, avvisi di appuntamento — documenti amministrativi di tracciamento del processo.
- Registro delle idoneità: elenco dei lavoratori con mansione, data dell'ultimo giudizio e data di scadenza della visita. Non contiene informazioni cliniche.
Cosa NON deve essere nel fascicolo HR del lavoratore
- Referti di esami (ematochimici, audiometrici, spirometrici, ecc.)
- Diagnosi o indicazioni cliniche
- Anamnesi medica
- Terapie in corso
- Cartella sanitaria o sue copie, anche parziali
- Verbali di visita medica con contenuto clinico
Conservazione e diritto di accesso del lavoratore
Il lavoratore ha diritto di accedere alla propria cartella sanitaria e di riceverne copia su richiesta. L'istanza va presentata al medico competente, non all'HR. Alla cessazione del rapporto di lavoro, il MC consegna al lavoratore copia della propria cartella sanitaria (art. 25 co. 1 lett. c D.Lgs. 81/08). L'HR può supportare il lavoratore indirizzandolo al MC e facilitando la comunicazione, senza farsi tramite di dati clinici.
Cambio del medico competente: flusso documentale
In caso di cambio del MC, le cartelle sanitarie passano dal MC uscente al MC subentrante, con firma di entrambi per documentare la trasmissione. L'HR non gestisce il trasferimento delle cartelle, ma coordina la comunicazione tra le parti (nomina del nuovo MC, conferma del passaggio documentale, aggiornamento delle scadenze nel registro idoneità). Vedi la procedura dettagliata: passaggio cartelle sanitarie e gestione cambio MC.