Documenti generabili
I generatori coprono i principali documenti operativi che il datore di lavoro, il medico competente (MC) e il RSPP devono predisporre o trasmettere nel corso dell'anno. Tra i documenti generabili:
- Lettera di nomina del medico competente — atto formale richiesto dall'art. 18 c. 1 lett. a) D.Lgs. 81/08 per formalizzare l'incarico al MC.
- Protocollo sanitario — documento programmatico che elenca le sorveglianze sanitarie previste per mansione, richiesto dall'art. 25 c. 1 lett. b) D.Lgs. 81/08.
- Cartella sanitaria e di rischio — istituita e aggiornata dal MC ai sensi dell'art. 25 c. 1 lett. c) D.Lgs. 81/08 per ciascun lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria.
- Comunicazione Allegato 3B — modulo di trasmissione dei dati aggregati sanitari e di rischio all'INAIL entro il 31 marzo di ogni anno (art. 40 D.Lgs. 81/08 e Allegato 3B).
- Verbale di formazione — registro presenze per corsi obbligatori ex artt. 36-37 D.Lgs. 81/08.
- Comunicazione RLS a INAIL — notifica annuale obbligatoria ai sensi dell'art. 18 c. 1 lett. e).
- Modulo richiesta preventivo (3 fornitori)
Standardizza la richiesta per ricevere preventivi comparabili.
- Comunicazione RLS aziendali a INAIL
Lettera annuale obbligatoria art. 18 c.1 lett. e D.Lgs. 81/08.
- Verbale presenza formazione sicurezza
Verbale con elenco presenti per corso lavoratori/preposti/dirigenti.
- Comunicazione Allegato 3B
Modulo invio dati aggregati sanitari/rischio (entro 31 marzo).
- Comunicazione interna inizio ispezione
Brief RSPP→management su gestione ispezione ATS/INL.
Come funzionano i generatori PDF
Ogni generatore è un'applicazione web che gira interamente nel browser dell'utente (client-side rendering). I dati inseriti nel form — ragione sociale, dati del lavoratore, mansione, date — non vengono mai trasmessi a server di 123 Medico Competente né a terze parti: rimangono nella memoria del browser per il solo tempo necessario a produrre il PDF.
La generazione del file avviene tramite librerie JavaScript standard. Il PDF viene reso disponibile per il download o per la stampa direttamente dal browser, senza alcuna connessione di rete aggiuntiva. Una volta chiusa la scheda, i dati inseriti vengono eliminati definitivamente.
Questo approccio è coerente con il principio di privacy by design previsto dall'art. 25 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e con il D.Lgs. 196/2003 art. 77 (protezione dei dati nel contesto lavorativo): nessun dato personale o sanitario del lavoratore viene trattato da soggetti terzi al di fuori del controllo dell'azienda.
Normativa di riferimento
I modelli generati fanno riferimento alle disposizioni del D.Lgs. 81/08 (Testo Unico sulla Sicurezza). Le norme principali che disciplinano i documenti disponibili sono:
- Art. 25 c. 1 lett. b) D.Lgs. 81/08 — obbligo del medico competente di programmare ed effettuare la sorveglianza sanitaria attraverso protocolli sanitari definiti in funzione dei rischi specifici.
- Art. 25 c. 1 lett. c) D.Lgs. 81/08 — istituzione e aggiornamento della cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza.
- Art. 25 c. 1 lett. f) D.Lgs. 81/08 — obbligo di consegna della cartella sanitaria al datore di lavoro e al lavoratore alla cessazione del rapporto e conservazione per almeno 10 anni.
- Art. 40 e Allegato 3B D.Lgs. 81/08 — trasmissione entro il 31 marzo all'INAIL dei dati aggregati sanitari e di rischio relativi ai lavoratori soggetti a sorveglianza sanitaria nell'anno precedente.
- Artt. 28-29 D.Lgs. 81/08 — obbligo di valutazione di tutti i rischi con elaborazione del DVR (Documento di Valutazione dei Rischi), base documentale da cui discende il protocollo sanitario.
- D.Lgs. 196/2003 art. 77 — trattamento di dati personali nell'ambito dei rapporti di lavoro: il datore di lavoro può trattare solo i dati strettamente necessari all'adempimento degli obblighi di legge in materia di sicurezza.
- GDPR art. 9 — i dati sanitari costituiscono una categoria particolare di dati (ex dati sensibili) e richiedono basi giuridiche specifiche (art. 9 c. 2 lett. b) per il trattamento in ambito lavorativo).
Conservazione e archiviazione dei documenti
Il PDF generato deve essere conservato dall'azienda nel rispetto dei termini imposti dal D.Lgs. 81/08:
- Cartella sanitaria e di rischio (regime ordinario) — conservazione per almeno 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, ai sensi dell'art. 25 c. 1 lett. f) D.Lgs. 81/08.
- Cartella sanitaria per lavoratori esposti a cancerogeni e mutageni — conservazione fino a 40 anni dalla cessazione dell'esposizione, ai sensi dell'art. 243 c. 1 D.Lgs. 81/08 (Titolo IX, Capo II).
- Allegato 3B — dato il carattere aggregato (non nominativo), è buona prassi conservare le ricevute di trasmissione INAIL per almeno 5 anni, in linea con i termini generali di conservazione della documentazione amministrativa.
- Verbali di formazione — nessun termine espressamente previsto dalla norma, ma la prassi ispettiva (INL) suggerisce una conservazione di almeno 5 anni per dimostrare l'adempimento degli artt. 36-37 D.Lgs. 81/08.
Il PDF scaricato dal generatore deve essere salvato in un sistema aziendale sicuro, preferibilmente con accesso limitato al personale autorizzato, nel rispetto del principio di minimizzazione del trattamento (GDPR art. 5 c. 1 lett. c).
Differenza tra generatori PDF e modulistica
Sul sito sono disponibili due tipologie di strumenti che spesso vengono confusi:
- Generatori PDF (questa sezione) — il form raccoglie i dati specifici dell'azienda o del lavoratore e produce un documento già compilato, pronto per la firma o la trasmissione. Il risultato finale è un PDF personalizzato.
- Modulistica (sezione Modulistica) — template vuoti in formato Word o PDF editabile, pensati per essere scaricati e compilati manualmente dall'operatore con il software di sua scelta. Sono utili come punto di partenza quando si vuole personalizzare il layout o aggiungere elementi grafici aziendali.
I generatori sono più veloci e riducono gli errori di compilazione; la modulistica offre maggiore flessibilità di personalizzazione. Per la maggior parte degli adempimenti standard, i generatori sono la scelta consigliata.
Disclaimer — valore dei documenti generati
I PDF prodotti dai generatori di 123 Medico Competente sono bozze orientative elaborate a scopo informativo e didattico. Non costituiscono pareri legali, consulenza medica né documentazione certificata.
Prima di utilizzare qualsiasi documento in contesti ufficiali (consegna all'organo di vigilanza, trasmissione all'INAIL, firma del lavoratore, inserimento nel fascicolo aziendale), è indispensabile:
- Verificare la correttezza e la completezza dei dati inseriti;
- Far revisionare il documento dal medico competente incaricato, per i documenti di sua competenza (cartella, protocollo sanitario, Allegato 3B);
- Consultare un consulente del lavoro o un esperto in sicurezza (RSPP, ASPP) per la conformità alla normativa vigente e alle specificità aziendali;
- Verificare eventuali aggiornamenti normativi successivi alla data di pubblicazione del generatore.
P.M.I. SERVIZI S.R.L. (P.IVA 10874781007) declina ogni responsabilità per l'uso non corretto dei documenti generati o per danni derivanti dall'applicazione dei modelli senza adeguata verifica professionale.