Nomina del medico competente: la guida step by step

La nomina del medico competente è obbligatoria ogni volta che dalla valutazione dei rischi emergono mansioni soggette a sorveglianza sanitaria, come previsto dall’art. 18, comma 1, lettera a) del D.Lgs. 81/08. Tra le situazioni tipiche rientrano l’uso di videoterminali in modo sistematico, la movimentazione manuale dei carichi, l’esposizione a rumore, vibrazioni, agenti chimici, biologici o cancerogeni, il lavoro notturno e i lavori in quota. Il datore di lavoro è il soggetto su cui grava l’obbligo e la responsabilità diretta della nomina, indipendentemente dalle dimensioni aziendali. Anche le micro-imprese, se hanno anche un solo lavoratore esposto a rischio normato, devono attivare la sorveglianza sanitaria attraverso un medico competente regolarmente iscritto all’elenco nazionale del Ministero della Salute.

Il primo passo è una fotografia accurata delle mansioni svolte in azienda e dei rischi associati. Il documento di valutazione dei rischi (DVR) è il riferimento di partenza: occorre verificare per ogni mansione se siano presenti fattori che determinano l’obbligo di sorveglianza sanitaria. Questa fase richiede il coinvolgimento del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) e, se possibile, del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Una mappatura chiara consente di definire correttamente il protocollo sanitario e di evitare visite non pertinenti o, al contrario, l’omissione di controlli dovuti.

Il medico deve essere in possesso dei titoli elencati dall’art. 38 del D.Lgs. 81/08 e iscritto all’elenco nazionale tenuto dal Ministero della Salute. Nella scelta è utile valutare l’esperienza nel settore di attività dell’azienda, la disponibilità a effettuare sopralluoghi nei luoghi di lavoro, la copertura territoriale rispetto alle sedi e la capacità di garantire continuità in caso di assenze. È possibile incaricare un libero professionista, un medico dipendente di una struttura privata convenzionata o un dipendente del datore di lavoro, secondo quanto previsto dall’art. 39.

La nomina si formalizza con una lettera scritta che riporta i dati del datore di lavoro, i dati del medico, le sedi e le attività oggetto dell’incarico, gli obblighi reciproci e i riferimenti normativi. Il medico controfirma la lettera per accettazione. È buona prassi allegare il DVR o un suo estratto e definire fin da subito le modalità operative: calendario delle visite, modalità di richiesta, gestione delle urgenze, custodia delle cartelle sanitarie e di rischio.

Una volta accettato l’incarico, il medico competente predispone il protocollo sanitario: l’elenco degli accertamenti clinici e strumentali da effettuare per ciascuna mansione, con la relativa periodicità. Il protocollo deve essere coerente con i rischi valutati nel DVR e con le linee guida scientifiche disponibili. Il datore di lavoro è tenuto a renderlo operativo, organizzando le visite mediche periodiche, preventive, su richiesta del lavoratore, al cambio mansione e al rientro dopo assenze prolungate.

Il medico competente è tenuto a visitare gli ambienti di lavoro almeno una volta all’anno, salvo diversa cadenza concordata in base al rischio, come previsto dall’art. 25 del D.Lgs. 81/08. I sopralluoghi vanno verbalizzati e il verbale conservato in azienda. Allo stesso modo, le visite mediche periodiche devono essere pianificate per tempo, comunicate ai lavoratori e ai responsabili, con consegna del giudizio di idoneità sia al lavoratore sia al datore di lavoro nella forma prevista dalla norma.

Tra gli errori più frequenti rientrano l’assenza di lettera scritta, l’omessa verifica dei titoli del professionista, la nomina effettuata senza un’adeguata valutazione dei rischi e la mancata calendarizzazione delle visite. Altrettanto delicata è la gestione del passaggio di consegne in caso di cambio del medico competente: le cartelle sanitarie e di rischio devono essere consegnate al nuovo medico nel rispetto della normativa sulla privacy. Una nomina ben formalizzata riduce il rischio di contestazioni in sede di ispezione e tutela tanto l’azienda quanto i lavoratori.

In azienda devono essere disponibili, anche per eventuali controlli ispettivi: la lettera di nomina firmata e accettata, il protocollo sanitario, i giudizi di idoneità dei lavoratori, i verbali dei sopralluoghi annuali, la relazione del medico competente alla riunione periodica (nelle aziende con più di 15 dipendenti) e le comunicazioni dell’allegato 3B. Le cartelle sanitarie e di rischio restano in custodia al medico competente, con accesso garantito al lavoratore e al medico stesso, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e delle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.