FAQ – Privacy e cartelle sanitarie

Il medico competente le custodisce, ai sensi dell'art. 25 c. 1 lett. c) D.Lgs. 81/08, presso il proprio studio o presso l'unità produttiva, adottando misure di sicurezza e riservatezza adeguate; ne è responsabile e vi ha accesso in via esclusiva.

No. Ai sensi dell'art. 25 c. 1 lett. c) D.Lgs. 81/08, le cartelle sono coperte dal segreto professionale del medico competente; il datore riceve esclusivamente il giudizio di idoneità (art. 41 c. 6 D.Lgs. 81/08), che non contiene diagnosi né dati clinici.

Ai sensi dell'Allegato 3A D.Lgs. 81/08, almeno 10 anni dalla cessazione dell'esposizione per i rischi ordinari; almeno 40 anni in caso di esposizione ad agenti cancerogeni, mutageni o biologici a rischio elevato. I termini decorrono dalla cessazione del rapporto di lavoro o, se maggiori, dalla fine dell'esposizione al rischio specifico.

Le cartelle devono essere consegnate al lavoratore; per esposizioni a rischi specifici (cancerogeni, biologici) vanno trasmesse all'INAIL — che dal 2010 ha assorbito le funzioni dell'ex ISPESL (soppresso con D.Lgs. 78/2010) — secondo le indicazioni dell'Allegato 3A D.Lgs. 81/08.

Sì. Ai sensi dell'art. 25 c. 1 lett. c) D.Lgs. 81/08 e dell'art. 15 GDPR (Reg. UE 2016/679), il lavoratore ha il diritto di accedere ai propri dati sanitari contenuti nella cartella e di ottenerne copia in qualsiasi momento.

Sì, purché siano garantite sicurezza, integrità e tracciabilità dei dati, in coerenza con gli artt. 5 e 32 GDPR (Reg. UE 2016/679) e il D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy). Il sistema deve garantire la non alterabilità dei dati nel tempo, anche per finalità probatorie.

Ai sensi dell'Allegato 3A D.Lgs. 81/08: anamnesi lavorativa e clinica, esame obiettivo, accertamenti strumentali e di laboratorio, giudizi di idoneità emessi nel tempo, esposizioni ai rischi specifici della mansione ed eventuali infortuni professionali rilevanti.

Ai sensi dell'art. 4 n. 7 GDPR, il datore di lavoro è titolare del trattamento per i dati lavorativi. Per i dati sanitari delle cartelle, il medico competente agisce in autonomia professionale tutelata dal segreto medico (art. 25 D.Lgs. 81/08), con responsabilità esclusiva sul trattamento dei dati clinici, in coerenza con il Provv. Garante n. 55/2004 sui dati sanitari in ambito lavorativo.

Sì. Ai sensi degli artt. 13-14 GDPR, il lavoratore deve ricevere l'informativa sul trattamento dei dati sanitari prima dell'avvio della sorveglianza sanitaria, con indicazione delle finalità, dei tempi di conservazione e dei diritti esercitabili (accesso, rettifica, cancellazione).

Sì. Ai sensi dell'art. 40 D.Lgs. 81/08, i dati sanitari vengono comunicati all'INAIL in forma anonima e aggregata per finalità statistiche ed epidemiologiche; la comunicazione di dati individuali è esclusa, salvo specifica previsione di legge (es. denuncia di malattia professionale).

Le cartelle sanitarie digitalizzate devono essere protette con accesso autenticato, cifratura dei dati, log degli accessi e backup periodico, in conformità agli artt. 5 e 32 GDPR e alle linee guida del Garante Privacy. L'accesso deve essere limitato al medico competente e ai professionisti sanitari autorizzati, con procedure documentate per la gestione degli incidenti di sicurezza. In caso di trattamento in cloud è necessario verificare che il fornitore offra garanzie adeguate e stipulare un accordo di nomina a responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Il sistema deve garantire l'integrità e la non alterabilità dei dati nel tempo, anche per finalità probatorie.

L'Allegato 3A del D.Lgs. 81/08 è il modello della cartella sanitaria e di rischio individuale, redatta e custodita dal medico competente per ogni lavoratore soggetto a sorveglianza (art. 25 c. 1 lett. c)). Contiene l'anamnesi lavorativa e clinica, gli esami strumentali, i giudizi di idoneità emessi nel tempo e i dati sulle esposizioni ai rischi specifici della mansione. L'Allegato 3B è invece il modello della relazione sanitaria anonima e aggregata che il medico competente trasmette annualmente ai servizi di prevenzione delle ASL e all'INAIL (art. 40 D.Lgs. 81/08 e D.M. 9 luglio 2012), con statistiche sulle visite effettuate, i giudizi emessi e i casi sospetti di malattia professionale. I due documenti hanno finalità distinte: tutela sanitaria individuale (3A) e sorveglianza epidemiologica collettiva (3B).

In caso di cessazione definitiva dell'attività professionale del medico competente (pensionamento, decesso, cancellazione dall'albo), le cartelle sanitarie e di rischio devono essere consegnate al datore di lavoro per la successiva trasmissione al medico subentrante nominato ai sensi dell'art. 18 c. 1 lett. a) D.Lgs. 81/08. Se il subentrante non è ancora stato nominato, il datore conserva le cartelle in modo sicuro e riservato. Per lavoratori esposti ad agenti cancerogeni o biologici a rischio elevato, le cartelle devono essere custodite per almeno 40 anni (Allegato 3A D.Lgs. 81/08) e, in assenza di un medico subentrante nel lungo periodo, trasmesse all'INAIL ai sensi delle istruzioni dell'Allegato 3A. La mancata adozione di misure per garantire la continuità di custodia espone il datore alle sanzioni previste dagli artt. 55–58 D.Lgs. 81/08.