Inquadrare il fabbisogno
Prima di chiedere preventivi è utile inquadrare il fabbisogno: numero di lavoratori soggetti a sorveglianza, mansioni e rischi, numero di sedi, eventuali esigenze particolari (turni notturni, cantieri, lingue diverse, vaccinazioni). Un quadro chiaro consente di ricevere preventivi confrontabili e adeguati alla realtà aziendale.
Visite e accertamenti
Il preventivo deve indicare in modo trasparente le tipologie di visite previste (preventive, periodiche, su istanza, al cambio mansione, di rientro), gli accertamenti integrativi inclusi (audiometria, spirometria, esami visivi, esami ematici) e gli eventuali servizi aggiuntivi a pagamento. È utile capire quali accertamenti rientrano nel costo unitario e quali sono extra.
Sopralluogo annuale
Il sopralluogo annuale è un obbligo del medico competente: il preventivo deve indicare se è incluso e a quali condizioni (numero di sedi, durata, redazione del verbale). Per aziende multisede è essenziale capire la copertura dei sopralluoghi su tutte le sedi, anche con eventuale rotazione pluriennale.
Riunione periodica
Per le aziende con più di 15 dipendenti la riunione periodica annuale è obbligatoria e il medico vi partecipa. È opportuno che il preventivo chiarisca se la partecipazione è inclusa, in quale formato (in presenza o da remoto) e con quale supporto documentale (relazione annuale del medico).
Gestione cartelle sanitarie
La custodia delle cartelle sanitarie è del medico competente. Il preventivo dovrebbe chiarire se è prevista cartella elettronica, modalità di consegna in caso di subentro, accesso del lavoratore alla propria cartella, costi eventuali per copia o trasferimento. È un elemento spesso sottovalutato ma rilevante nel medio periodo.
Allegato 3B e reportistica
La trasmissione dell’allegato 3B è obbligatoria. Il preventivo dovrebbe includerla esplicitamente. Una buona pratica è anche la consegna annuale di una reportistica aggregata al datore di lavoro, con il quadro delle visite effettuate e degli eventuali trend osservati, utili come input per la valutazione dei rischi.
Servizi aggiuntivi
Vaccinazioni in ambito occupazionale, formazione sui rischi specifici, accertamenti tossicologici per mansioni a rischio, gestione di emergenze sanitarie, supporto in caso di infortuni significativi sono possibili servizi aggiuntivi. Capire fin dall’inizio se e a quali costi sono disponibili evita imprevisti operativi.
Durata e revisione dei costi
Il contratto può essere annuale o pluriennale, con eventuale adeguamento dei costi nel tempo. Verificare modalità di revisione, durata minima, condizioni di recesso, passaggio cartelle in caso di cessazione. Una clausola chiara su queste voci evita dispute future e facilita eventuali cambi di fornitore.